ПОИСК Статьи Чертежи Таблицы Система стандартов по управлению и информации из "Стандартизация метрология и сертификация Издание третье " Управление и информация тесно связаны между собой. Своевременная и полная информация — необходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов данного направления является унификация документов как по управленческим процессам, так и по информационной технологии. [c.108] Стандарты по управленческой документации. Необходимость фиксации управленческих решений существует в любом управленческом аппарате — от высших органов государственной власти и управления до небольших коммерческих организаций. В результате закрепления практики управленческой деятельности создается совокупность документов — управленческая документация. [c.108] Одним из путей снижения затрат на управленческие документы могут быть унификация и стандартизация их за счет сокращения избыточности информации, создания общей модели построения документов, применения единой терминологии, типизации текста. Проведенная в этом направлении работа в 70—80-е гт. завершилась разработшй унифицированной системы документации (УСД). [c.109] К управленческой документации относятся организационно-распорядительная, внешнеторговая, отчетно-статистическая, бухгалтерско-финансовая, расчетно-денежная и другие ее разновидности. [c.109] Для примера рассмотрим организационно-распорядительную и внешнеторговую документацию. [c.109] Организационно-распорядительная документация (ОРД) выполняет особую роль среди УСД в силу своей универсальности — распорядительная и исполнительская деятельность характерна для всех без исключения управленческих структур независимо от их уровня, юридического статуса и направлений деятельности. Требования к ОРД установлены ГОСТ 6.38. Указанный стандарт регламентирует оформление следующих документов приказов, распоряжений, актов, протоколов, объяснительных и докладных записок, инструкций, служебных писем, заявлений, анкет представлений, решений, постановлений, предписаний, штатных расписаний, указаний, уставов. [c.109] Внешнеторговая документация является объектом отечественных и международных стандартов. В связи со вступлением России в ВТО, интенсификацией международной торговли очень актуальна задача гармонизации отечественных стандартов на внешнеторговую документацию со стандартами ИСО. [c.109] Стандарты ЭДИФАКТ служат универсальным языком обмена данными независимо от используемых средств связи, типов ЭВМ, прикладных систем (коммерческих, транспортных, управляющих и т.п.). На основе ИСО 9735 разработан метод прямого применения ГОСТ 6.20.1, определяющий правила подготовки и передачи сообщений, предназначенных для обмена. Другим важнейшим стандартом является ГОСТ 6.20.2 (соответствует ИСО 7372), согласно которому вводится для применения Справочник элементов внешнеторговых данных ООН . [c.110] Стандарты по информационным технологиям. Как известно, информационная технология (ИТ) —это совокупность средств и методов, которые позволяют обеспечить общество всей необходимой информацией. [c.110] По данным ЮНЕСКО [38], более половины населения наиболее развитьк стран принимает непосредственное участие в процессах производства и распространения информации в ряде стран до половины национального продукта связано с информационной деятельностью. Поэтому сфера ИТ является одним из наиболее перспективных направлений развития международной и национальной системы стандартизации. [c.110] Современная ИТ — это совокупность, с одной стороны, средств вычислительной техники, информационных и коммуникационных систем, с другой — методов обработки, передачи, хранения и использования информации. [c.110] В настоящее время стандарты по ИТ как самостоятельный комплекс стандартов находятся в стадии формирования. Созданные в 70—80-е гг. стандарты по программному обеспечению (ЕСПД) — стандарты на языки программирования — в настоящее время морально устарели [38]. [c.110] На формирование комплекса современных гармонизированных стандартов нацелена Программа комплексной стандартизации ИТ, утвержденная в 1991 г. Полная реализация этой программы (при наличии финансирования) позволит внедрить в стране свыше 500 стандартов, соответствующих ИСО/МЭК. Комплексная программа предусматртает разработку стандартов по 18 направлениям, среди которых 1) взаимосвязь открытых систем (в частности, локальные вычислительные сети) 2) языки и системы программирования 3) технические средства 4) элементы данных и кодирование информации 5) носители информации 6) методы и средства защиты информации 7) микропроцессорные системы (включая персональные ЭВМ) 8) микрография и оптическая память для записи, ведения и использования до1 ментов и изображений. [c.111] Важное место в программе занимают стандарты по применению ИТ в различных областях в работе учреждений, в промышленности, в банковском и издательском деле, в области научно-технической информации, на транспорте, в торговле и управлении (включая систему ЭДИ-ФАКТ). [c.111] Ряд стандартов СИБИД используется в практике вузов. В стандартах по представлению информации и по документам даны требования к содержанию, структуре и оформлению рефератов и аннотаций (ГОСТ 7.9), промышленных каталогов (ГОСТ 7.22), информационных изданий (ГОСТ 7.23) и отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32). Кстати, последний стандарт особенно широко используется в практике вузов при выполнении письменных работ (контрольных работ, рефератов, курсовых и дипломных работ), поскольку студенты должны руководствоваться требованиями к оформлению работ, в частности к составлению списка использованных источников, к правилам нумерации страниц, оформлению страниц, иллюстраций, таблиц и т.д. [c.111] Вернуться к основной статье